HỌC AI ỨNG DỤNG VÀO CÔNG VIỆC SAO CHO HIỆU QUẢ?

 Vài dòng ghi chép từ kinh nghiệm cá nhân của một "người rừng". Bạn nào còn đang loay hoay có thể đọc thử nha

Hiểu việc mình làm trước khi cố hiểu AI:

Với mình thì việc áp dụng AI vào công việc nó không phụ thuộc nhiều vào việc bạn biết bao nhiêu công cụ, mà cốt lõi nằm ở việc bạn hiểu công việc của chính bạn tới đâu :D

AI chỉ là công cụ giải quyết vấn đề. Nếu bạn không rõ vấn đề của mình là gì, bạn sẽ không biết giao việc cho công cụ giải quyết.

Vì vậy bước đầu tiên, không phải là hóng xem công cụ nào tốt nhất, nhanh nhất, thông minh nhất, mà là bạn cần ngồi xuống, gạch đầu dòng các công việc bạn đang làm mỗi ngày. Hãy chia nhỏ việc ra: ví dụ như việc soạn giáo án, tổng hợp báo cáo, lên ý tưởng, hay lọc dữ liệu… Sau đó, xác định xem đâu là những việc lặp đi lặp lại tốn nhiều thời gian nhưng ít đòi hỏi sự sáng tạo nhất. Đó là điểm đầu tiên bạn nên để AI can thiệp hỗ trợ.

Chọn AI: Chậm lại, ít đi và tiêu chí rõ ràng:

Mình rất ngưỡng mộ các bạn có thể dùng thành thạo nhiều công cụ, nhưng mình chỉ dùng hệ sinh thái của Google, vì nó phù hợp với mảng công việc mình đang làm.

Mình chọn thay vì học mới các công cụ, thôi thì học sâu mà dùng nó một cách thành thạo cho khỏe :D

Khi chọn AI mình sẽ ưu tiên nhất là: tính bảo mật, sau đó là tính linh hoạt trong luồng công việc. Tốt nhất là không cần tải lên tải xuống hoặc cài thêm các phần mềm phụ trợ phức tạp.

Cả ngày mình cũng chỉ loanh quanh Docs, Sheets, Gemini, Gemini Notebook, Email, Drive, Forms, Sites, Vids, Groups, Slides, Classroom… đủ dùng.

Quản lý và làm thực tế công việc trên dữ liệu cá nhân:

Việc sắp xếp dữ liệu công việc một cách khoa học có thể giúp bạn sử dụng AI hiệu quả hơn vô cùng nhiều. Mình thường quản lý dữ liệu trên Drive phân thành 3 loại chính cho mỗi hạng mục gồm: a. Tài liệu thô / b. Tài liệu đang xử lý / c. Tài liệu đã hoàn thành. Làm như vậy bạn có thể sử dụng AI để gọi dữ liệu ra nhanh chóng, không bị lẫn lộn các phiên bản. Tài liệu đưa vào AI cần được làm sạch để hạn chế nhiễu thông tin.

Từ việc chuẩn bị tốt dữ liệu, bạn hãy đưa dữ liệu của chính mình vào để AI làm trên đó. Công việc của mỗi người có đặc thù riêng, dù bạn có dùng câu lệnh mẫu, mình nghĩ khi bắt tay vào làm chắc chắn cũng sẽ có những điểm cần điều chỉnh theo thực tế dữ liệu của bạn.

Đóng gói thành quy trình:

Đây là một bước mấu chốt mà các bạn ứng dụng AI vào công việc cần phải thực hiện được.

Mỗi khi bạn thử nghiệm thành công một chuỗi câu lệnh để hoàn thành một đầu việc cụ thể, bạn hãy ghi chép lại, đúc rút nó thành quy trình chuẩn. Ví dụ: quy trình để thiết kế một hệ thống tuyển sinh tự động; quy trình để thiết kế slide bài giảng… Lần tới khi làm lại đúng công việc đó, bạn chỉ cần thực hiện theo đúng quy trình đã có, sẽ bớt đi thời gian thử sai. Và bạn sẽ có nhiều thời gian để tiếp tục nghiên cứu, ứng dụng AI sang một phần việc khác.

Mẹo nhỏ ở chỗ này là với một luồng chat tốt xử lý ổn thỏa công việc, bạn hãy yêu cầu AI tự tổng hợp cho mình quy trình

Túm lại thì mình nghĩ có vài điểm chính như vậy để bắt đầu cơ bản ứng dụng AI vào công việc một cách nhẹ nhàng. Nó không phải cuộc đua xem ai biết nhiều công nghệ hơn, mình không ứng dụng AI để trở thành chuyên gia về công nghệ. Mình đơn giản chỉ cần biết quan sát lại cách đang làm việc, chia nhỏ và tìm ra những điểm cần cải thiện, cẩn trọng đặt một công cụ phù hợp vào đúng vị trí của nó (tư duy giao việc).

Khi làm như vậy, bạn sẽ thấy AI hiện diện trong công việc một cách rất tự nhiên, hiệu quả.

Yêu bạn <3